Legalizacija isprava

Kada se hrvatska isprava koristi u inozemstvu ili strana isprava u Hrvatskoj, često se pojavljuju tri različita postupka: Apostille, puna legalizacija i ovjereni prijevod. Ti postupci nisu isto i jedan ne zamjenjuje drugi.

Što je Apostille?

Apostille je potvrda uvedena Haškom konvencijom iz 1961. Njome se potvrđuje vjerodostojnost potpisa na javnoj ispravi, svojstvo u kojem je potpisnik djelovao te, prema potrebi, identitet pečata ili žiga na dokumentu.

Apostille ne potvrđuje istinitost sadržaja dokumenta i ne predstavlja prijevod. Dokument s Apostille potvrdom i dalje može trebati prijevod na jezik države u kojoj će se koristiti.

Kada se koristi puna legalizacija?

Puna legalizacija primjenjuje se kada dokument ide u državu koja nije obuhvaćena Haškom konvencijom, kada ne postoji primjenjiv bilateralni ugovor i kada nije moguće koristiti pojednostavljenje prema pravilima Europske unije. Postupak može uključivati više tijela: nadležni sud, ministarstvo pravosuđa, ministarstvo vanjskih poslova i diplomatsko-konzularno predstavništvo države u kojoj će dokument biti uporabljen.

Budući da se zahtjevi država razlikuju, prije početka postupka treba provjeriti upute primatelja dokumenta ili nadležnog veleposlanstva.

Kada legalizacija nije potrebna?

Nadovjera može biti isključena u nekoliko situacija:

•     ako se primjenjuje Uredba EU 2016/1191 za određene javne isprave između država članica;
•     ako Hrvatska i druga država imaju bilateralni ugovor kojim je nadovjera ukinuta;
•     ako institucija koja prima dokument izričito prihvaća dokument bez dodatne nadovjere.

Važno je provjeriti obuhvaća li pojednostavljenje baš onu vrstu dokumenta i baš onu svrhu za koju se predaje.

Što radi sudski tumač?

Stalni sudski tumač prevodi dokument i ovjerava da prijevod potpuno odgovara izvorniku. Ovjereni prijevod sadrži potvrdu tumača, datum, broj iz evidencije, potpis i pečat. Ako dokument ima Apostille, u pravilu se prevodi i sadržaj Apostille potvrde.

Sudski tumač ne izdaje Apostille i ne odlučuje treba li nadovjera. Može, međutim, pomoći u prepoznavanju redoslijeda postupka i pripremiti prijevod u obliku prikladnom za predaju instituciji.

Koji je pravilan redoslijed?

Najčešći redoslijed kod strane javne isprave jest:

1. pribaviti izvornik ili službenu presliku;
2. ishoditi Apostille ili drugu nadovjeru u državi izdavanja, ako je potrebna;
3. prevesti dokument zajedno sa svim pečatima, bilješkama i nadovjerama;
4. predati izvornik i ovjereni prijevod nadležnoj instituciji.

Ipak, postoje postupci u kojima se nakon prijevoda traži nadovjera potpisa sudskog tumača. Zato redoslijed uvijek treba provjeriti prema konkretnom slučaju.

Najčešće pogreške

•     prevodi se dokument prije nego što je dodana potrebna Apostille potvrda;
•     dostavlja se samo prva stranica dokumenta, bez poleđine i pečata;
•     pretpostavlja se da Apostille zamjenjuje prijevod;
•     ne provjerava se bilateralni ugovor ili posebni režim EU-a;
•     koristi se običan prijevod tamo gdje je potreban ovjereni prijevod.

Kako izbjeći dvostruke troškove?

Prije naručivanja prijevoda pošaljite sken cijelog dokumenta i navedite državu te instituciju u kojoj će se koristiti. Na temelju tih podataka može se procijeniti treba li prvo pribaviti nadovjeru i treba li prevoditi izvornik, ovjerenu presliku ili oba dokumenta.

POZIV NA RADNJU

Niste sigurni treba li vam Apostille ili ovjereni prijevod? Pošaljite nam dokument i podatak o državi uporabe. Uputit ćemo vas na ispravan redoslijed prije izrade prijevoda.

INFORMATIVNA NAPOMENA

Sadržaj je informativne prirode i ne predstavlja pravni savjet. Zahtjevi se mogu razlikovati ovisno o državi, nadležnom tijelu, vrsti postupka i konkretnom dokumentu. Prije predaje uvijek treba provjeriti aktualne upute nadležne institucije.